GreenDocs EDAYS’nin Yapısı ve Avantajları
Açık Mimari:
GreenDocs EDAYS‘nin en önemli özelliklerinden biri açık bir mimariye sahip olmasıdır. Bu sayede sistemin bütünleşik bir çözümde kurumda mevcut yazılım ve donanım bileşenleri ile kolayca entegre edilebilmesini sağlamaktadır.
Ölçeklenebilirlik:
GreenDocs EDAYS yüksek ölçeklenebilirlik özelliği ile ülkemizdeki Vodafone, Nüfus Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü gibi sektörün en büyük kamu ve özel sektör projelerinde kullanılmaktadır. GreenDocs EDAYS yazılımı sayesinde küçük projelerle başlayarak büyüyebilirsiniz. Başka bir deyişle GreenDocs tüm büyük ve küçük kuruluşlara hizmet edebilecek şekilde geliştirilmiştir. Ayrıca GreenDocs yazılımı her geçen gün gelişmeye ve güncellenmeye devam etmektedir.
Web Mimarisi:
GreenDocs EDAYS (Entegre Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi)‘nin temelinde web mimarisi bulunmaktadır. Bu sayede bilgisayarınıza herhangi bir program kurulması gerekmemektedir. Masaüstü istemcisi opsiyonel olarak sunulmaktadır. Buna ek olarak GreenDocs responsive tasarımının yanı sıra mobil uygulaması ile Android ve iOS tabanlı cihazlara kurulabilmektedir.
Dağıtık Mimari:
“Load balancing”, “remote cache server” gibi yetenekleri sayesinde, GreenDocs EDAYS (Entegre Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi) dağıtık yapılarda büyük bir performansa sahiptir.
İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemi (RDBMS) Desteği:
GreenDocs EDAYS popüler İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemlerini (MS SQL Server, ORACLE, DB2, ODBC, vb) desteklemektedir.
Servis Büro Modülü:
Servis Büro Modülü ile arşivlerinizi dijitalleştirebilirken günlük belge dijitalleştirme işlevlerinizi de yerine getirebilirsiniz. GreenDocs Servis Büro Modülü’nün sektörde yaygın kullanılan Kod-A ve GreenDocs Arşiv Yönetim Sistemlerine doğrudan kayıt edebilme özelliği de ürünün başka özgün artılarındandır. Bu sayede yüksek maliyet ve süre gerektiren entegrasyon ve aktarım süreçlerine gerek kalmamaktadır. Servis büro modülü aşağıdaki bileşenlerden oluşmaktadır.
Tarama modülü:
Deste tabanlı tarama özelliği sayesinde yüksek hacimli belge tarama operasyonları kolaylaşmaktadır. Ek olarak taranacak evrakları dosya bazında destelere ayırabilirsiniz. Ayrıca sonraki görüntü işleme, OCR, indeksleme ve aktarma adımlarında tüm operasyonu deste bazlı yürütebilirsiniz. Özellikle kolay deste yönetimi arşiv dijitalleştirme verimliliğini arttıran unsurların başında gelmektedir.
Görüntü İşleme Modülü:
Görüntü işleme modülü aşağıdaki özelliklere sahiptir. Deskew: Bazı sayfalar sağa veya sola doğru belirli derecelerde bir kaymaya sahip olmaktadır. Bu tarz kaymalar evrakın yamuk veya eğik görünmesine neden olmaktadır. GreenDocs bu tarz kaymaları otomatik ve elle düzeltme olanaklarına sahiptir. İyileştirme: Leke giderme, noktacık temizleme, görüntü netleştirme gibi işlevler ile sayfa görüntüsü maksimum okunabilirlik seviyesine ulaştırılmaktadır. Renk yönetimi ve renk temizleme özellikleri görüntü kalitesini arttırmaktadır. Görüntü düzenleme: Bu özellik sayesinde aşağıdaki işlevleri yerine getirebilirsiniz. Döndürme (rotate) özelliği sayesine görüntüyü +-90, 180 derece veya belirli bir derece ile döndürme Büyültme-küçültme işlemleri (odak artırma ve azaltma ile genel ve büyüteç tutarak yerel)
OCR Modülü:
GreenDocs’un güçlü Türkçe OCR motoru kağıt evrakların da düzenlenebilir metinlere dönüştürülmesini ve tam metin aramaya tabi tutulabilmelerini sağlamaktadır. Üstelik GreenDocs’un kendi OCR motorunun yanı sıra Türkiye distribütörü olduğumuz ABBYY FineReader OCR motorunu da kullanabilmektedir. Bu sayede, Türkçe OCR ve metin analizi konusunda GreenDocs eşsiz bir örnek teşkil etmektedir.
Barkod Modülü:
Barkod modülü sayesinde barkod etiket tasarımı, yazdırılması, varlık türleriyle, saklama elemanlarıyla ilişkilendirilmesi işlemleri yapılmaktadır. Bu sayede dosyalar ve belgeler ile arşiv saklama elemanlarına barkod etiketleri yapıştırılabilmektedir. Özellikle fiziksel lokasyon adreslemesini otomatik hale getirdiğinden elle yapılan hataları önler. Üstelik 1-B ve 2-B tüm standart barkod türleri desteklenmektedir.
Fiziksel Arşiv Yönetimi Modülü:
Dosyaların arşivlerdeki fiziksel adresleri barkod ve RFID bazlı otomasyonla yönetilir. Ödünç al, ödünç ver, iade et, ödünç talep, iade talep, evrak teslim-tesellüm işlemlerini sistemle entegre yapılmaktadır. Ayrıca barkodla yapılan bu işlem evrakı arama süreçlerinde verimlilik ile evrak kaybının azalması gibi avantajlara sahiptir.
Kolay Arama Seçenekleri ve Tam Metin (Full Text) Arama:
GreenDocs EDAYS (Entegre Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi)‘nin gelişmiş arama modülü hızlı arama, detaylı arama seçeneklerine sahiptir. Her iki alternatifte de hem yapısal arama hem de tam metin arama yapmak mümkündür. Yapısal arama doküman kaydedilirken girilen indeks bilgilerine göre (doküman tipi, yazarı, konusu, not, tarih vb.) aramadır. Tam metin aramada ise doküman içeriğindeki metin üzerinden arama yapılabilmektedir. Bu sayede dokümanı içinde geçen sözcük ya da sözcük gurubu ile bulabilirsiniz. Güçlü OCR motoru sayesinde taranmış dokümanlar üzerinden tam metin arama yapabilme yeteneği de mevcuttur.
Yetkilendirme:
GreenDocs Sistem Yönetici Modülü ile kullanıcı guruplarına ve doküman guruplarına göre detaylı yetkilendirme ayarlamaları yapmak mümkündür. Üstelik GreenDocs Yetkilendirme Modülü Active Directory, popüler LDAP sunucular ve İşletim Sistemi güvenliği ile entegre edilebilmektedir.
Detaylı Tarihçe Desteği:
Bir dokümanın tarihçesi sayesinde o dokümanın geçirdiği safhalar, gördüğü işlemler takip edilebilmektedir. Üstelik bu işlemlerin kimler tarafından hangi tarih ve saatte gerçekleştirildikleri de görülebilir. Bu sayede bir dokümana kimin ne zaman eriştiğini, ne zaman onay verdiğini ya da değiştirdiğini görebilirsiniz.
Esneklik:
GreenDocs Admin Modülleri ile kullanıcı arayüzleri ve konfigürasyonlar kolayca yapılabilmektedir.
Yaygın Dosya Formatı Desteği:
GreenDocs EDAYS (Entegre Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi) yaygın dosya formatlarının tamamını desteklemektedir. (JPEG, GIF, PDF, TIFF, Word, Excel, vb.)
Güçlü Görüntü İşleme Desteği:
GreenDocs Capture Tarama ve Görüntü İşleme Sistemi ile kağıt belgelerin GreenDocs EDAYS (Entegre Doküman ve Arşiv Yönetim Sistemi) tarafından yönetilmesi sağlanır. Üstelik GreenDocs,Capture Twain ve ISIS sürücülü tarayıcıları standart olarak desteklemektedir.
Not Düşme (Annotation) Özelliği:
Dokümanların orijinal hali bozulmayacak şekilde doküman üzerine notlar alabilir, çizimler yapabilirsiniz. Ayrıca notlar üzerinde de yetkilendirme yapabilirsiniz. Bazı notları sadece yetkilendirilen kişiler görebilmektedir. Buna ek olarak tetkili kişileri ve yetkilerini istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz .
Entegrasyon:
GreenDocs açık mimarisi sayesinde her türlü program ve platformla kolaylık entegre edilebilmektedir. Özel uygulama geliştirme için güçlü bir API/SDK desteği bulunmaktadır.
Hiyerarşik Depolama Yönetimi (HSM):
GreenDocs HSM modülü sayesinde dokümanlarınıza yaşam döngüleri boyunca uyacakları depolama kriterleri verebilir ve çevrim içi/dışı (on-line, near-line, off-line) depolama yönetimi yapabilirsiniz.
Diğer:
GreenDocs; versiyon kontrolü, “chek-in/out”, “birleşik doküman” gibi doküman yönetim sistemlerinin standart özelliklerinin tamamına sahiptir.