Doküman Yönetim Sistemi Nedir?
Kurumların ürettiği her türlü belge, bilgi ve görsel materyalleri saklamak, yönetmek ve izlemek için bir bilgisayarlar ve yazılımlar aracılığı ile sunucularda arşivlenmesini Doküman Yönetim Sistemi olarak adlandırıyoruz. Dokuman Yönetim Sistemi gereksinimleri aşağıdaki gibidir, Birden fazla kullanıcı aynı anda doküman oluşturabilir, düzenleyebilir Doküman versiyon kontrolü ile düzenleme tarihçeleri takip edilebilir. Belgenin yaşamı boyunca hangi kullanıcılarda kullanıldığını, kimlerin revize ettiğini ve gelişim sürecinin takibini yapabilirsiniz. Dokumanlarınız sistem bilgisayarı sabit disklerin üzerinde değil veritabanı üzerinde muhafaza edildiğinden dokümanlarınızın %100 güvenliği sağlanmış olmaktadır. Arşivlenmiş dokümanlar içerisinde saniyeler içerisinde oluşturduğunuz dokümana ulaşabilirsiniz. Dokümanlarınızın içerisinde ihtiyaç duyduğunuz tüm süreçleri XDMS üzerinde oluşturabilir ve süreçleri aksiyonlar ile takip edebilirsiniz. Herhangi bir ek doküman yedekleme sistemine ihtiyaç duymadan, belirli periotlarda dokümanlarınızı yedekleyebilirsiniz. Dokümanlarda meydana gelen değişikliklerden etkilenen süreç ya da çalışanlarınızı eş zamanlı olarak haberdar ederek süreçlerinizin yeni düzene göre çalışmasını ve çalışanlarınızın bu dokümanların son haline ulaşmasını sağlayabilirsiniz.
X DMS Nedir?
X DMS, işletmelerin belgelerini dijital olarak saklamalarına, organize etmelerine, paylaşmalarına ve işbirliği yapmalarına olanak tanıyan bir yazılım platformudur. Bulut tabanlı olması, kullanıcılara her yerden ve herhangi bir cihazdan belgelere erişme imkanı sunar.
X DMS'in Sunduğu Avantajlar
Verimlilik Artışı:
X DMS, belge yönetim süreçlerini otomatikleştirir ve işletmelerin zaman ve kaynak kullanımını optimize ederek verimliliği artırır.
Kolay Erişim ve Paylaşım:
Bulut tabanlı yapısı sayesinde, X DMS kullanıcıları belgelere kolayca erişebilir ve belgeleri paylaşabilir. Bu, uzaktan çalışma ve ekip işbirliği için idealdir.
Gelişmiş Güvenlik:
X DMS, end-to-end şifreleme, kullanıcı yetkilendirme ve izleme gibi güvenlik özellikleri sunarak belgelerin güvenliğini sağlar.
Ölçeklenebilirlik:
İşletmelerin büyümesiyle birlikte, X DMS kolayca ölçeklenebilir ve yeni kullanıcıları ve belgeleri entegre etmek için esnek bir altyapı sunar.